Chậm phản hồi, làm sai một chi tiết quan trọng, hoặc đơn giản là bạn không còn tin tưởng. Dù lý do là gì, hồ sơ vẫn phải chạy, và việc bạn cần biết là mình chuyển đổi được tới đâu và bằng cách nào.
Dấu hiệu cần chú ý
Không trả lời trong nhiều ngày. Không chuyển tiếp thư của cơ quan. Không cho xem hồ sơ trước khi nộp. Trả lời mơ hồ về tiến độ và tránh viết bằng văn bản.
Một dấu hiệu có thể là do bận. Ba bốn dấu hiệu cùng lúc là vấn đề về cách làm việc, và nó sẽ không tự tốt lên.
Bước một: nêu bằng văn bản
Gửi một email liệt kê cụ thể những gì chưa được thực hiện, dẫn chiếu điều khoản hợp đồng, và nêu thời hạn bạn mong nhận phản hồi.
Giọng bình thản và đúng việc. Mục tiêu ở bước này là để họ khắc phục, không phải để chấm dứt. Và nếu phải chấm dứt thì email này là bằng chứng bạn đã cho cơ hội.
Bước hai: yêu cầu bản sao hồ sơ
Dù bạn đang tính đổi hay chưa, hãy yêu cầu bản sao đầy đủ mọi thứ đã nộp và mọi thư đã nhận. Đây là quyền của bạn với hồ sơ của chính mình.
Phản ứng của họ với yêu cầu này rất nói lên vấn đề. Một đơn vị làm việc tử tế gửi trong vài ngày; một đơn vị trì hoãn đang cho bạn một câu trả lời khác.
Bước ba: tự nối lại với cơ quan
Hãy tra tiến độ trực tuyến bằng số hồ sơ của bạn, độc lập với những gì họ nói. Nếu trạng thái khác với lời họ, đó là thông tin quan trọng.
Và hãy kiểm tra xem địa chỉ liên lạc trong hồ sơ có bao gồm địa chỉ của bạn không. Nếu chỉ có địa chỉ của họ, hãy bổ sung của bạn vào.
Rút uỷ quyền
Nếu quyết định đổi, bạn phải rút uỷ quyền cũ và nộp uỷ quyền mới theo thủ tục của cơ quan. Việc này không tự động xảy ra khi bạn chấm dứt hợp đồng dịch vụ.
Hãy làm đúng trình tự: lấy đủ bản sao hồ sơ trước, rồi mới rút uỷ quyền. Làm ngược lại có thể khiến việc lấy tài liệu khó hơn nhiều.
Hồ sơ vẫn là của bạn
Đây là điều quan trọng nhất cần nhớ. Số hồ sơ, tiến độ, và mọi quyền liên quan thuộc về bạn chứ không thuộc về đơn vị tư vấn.
Việc đổi người đại diện không làm hồ sơ mất hiệu lực hay phải nộp lại. Nó chỉ là một thủ tục hành chính, dù đôi khi mất vài tuần.
Tranh chấp phí
Tách bạch hai việc: tiến độ hồ sơ và tranh chấp tiền. Đừng để việc đòi lại phí làm chậm việc chuyển hồ sơ, vì thời hạn của cơ quan vẫn đang chạy.
Xử lý hồ sơ trước, rồi mới giải quyết phần tiền theo hợp đồng. Nếu cần, đây là lúc dùng tới tập email bạn đã lưu từ đầu.
Chọn người thay thế
Hãy áp dụng đúng bộ câu hỏi kiểm tra như lần đầu, và thêm một câu: anh chị đã từng nhận hồ sơ đang dở từ đơn vị khác chưa.
Người có kinh nghiệm với tình huống này sẽ biết cần xin gì, cần kiểm gì, và cần báo cơ quan ra sao. Đó là kỹ năng riêng, không phải ai cũng có.
Đừng để hồ sơ đứng im trong lúc tranh cãi
Trong lúc bạn và đơn vị cũ còn qua lại, thời hạn của cơ quan vẫn chạy. Một yêu cầu bổ sung tới đúng giai đoạn này rất dễ bị bỏ lỡ vì không ai rõ mình còn trách nhiệm hay không.
Hãy báo cơ quan bằng văn bản rằng bạn đang thay đổi người đại diện và yêu cầu gửi trực tiếp cho bạn trong thời gian chuyển tiếp. Một email ngắn giữ cho hồ sơ không rơi vào khoảng trống.
Phòng từ đầu
Ba thói quen ngăn được phần lớn tình huống này: yêu cầu bản sao mọi tài liệu ngay khi nộp, khai cả địa chỉ của bạn trong hồ sơ, và tự tra tiến độ mỗi tháng.
Ba việc này tốn chừng nửa giờ mỗi tháng. Người giữ được hồ sơ của mình luôn có nhiều lựa chọn hơn, dù quan hệ với đơn vị tư vấn có ra sao.
Hỏi đáp
Đổi đơn vị có làm hồ sơ bị xét lại từ đầu không?
Không. Hồ sơ giữ nguyên tiến độ, chỉ thay người đại diện theo thủ tục hành chính.
Họ giữ hồ sơ không trả thì làm sao?
Yêu cầu bằng văn bản dẫn chiếu hợp đồng, và liên hệ cơ quan để xin bản sao hồ sơ của chính bạn nếu có cơ chế đó.
Tôi đã trả hết phí rồi thì có đòi lại được không?
Tuỳ hợp đồng và tuỳ khối lượng công việc đã thực hiện. Đây là tranh chấp dân sự, tách khỏi hồ sơ di trú.
Có nên khiếu nại với cơ quan quản lý không?
Với luật sư ở nước ngoài thì có cơ quan quản lý hành nghề tiếp nhận. Với công ty dịch vụ ở Việt Nam thì đây là quan hệ hợp đồng thông thường.
