Phần lớn tranh chấp giữa khách hàng và đơn vị tư vấn đều quay về cùng ba chỗ trong hợp đồng: phạm vi công việc, mốc thanh toán, và điều gì xảy ra khi hồ sơ không thành. Đọc kỹ ba chỗ đó trước khi ký là đủ để tránh phần lớn rắc rối.
Phạm vi công việc phải cụ thể
Một dòng ghi tư vấn và hỗ trợ hồ sơ định cư thì không nói lên gì. Hãy yêu cầu liệt kê từng việc: chuẩn bị biểu mẫu nào, dịch thuật bao nhiêu tài liệu, có bao gồm hồ sơ nguồn vốn không, có bao gồm trả lời yêu cầu bổ sung không.
Mục cuối cùng là mục hay bị bỏ sót và cũng hay phát sinh phí nhất. Hãy làm rõ ngay từ đầu là bao nhiêu vòng bổ sung nằm trong phí đã trả.
Những gì không bao gồm
Hợp đồng tốt nêu rõ cả phần không thuộc phạm vi: lệ phí nhà nước, phí dịch thuật ngoài số lượng đã tính, chi phí đi lại, phí luật sư ở nước ngoài.
Hãy yêu cầu một bảng dự toán tổng chi phí bao gồm cả những khoản này. Con số cuối thường lớn hơn đáng kể so với phí dịch vụ được báo ban đầu.
Mốc thanh toán
Chia theo giai đoạn công việc thật, không phải theo thời gian. Ví dụ: ký hợp đồng, hoàn tất hồ sơ nguồn vốn, nộp hồ sơ, có kết quả bước một.
Trả trọn gói trước là điều nên tránh. Việc chia theo mốc giữ cho bạn có đòn bẩy nếu bên kia không làm đúng cam kết, và nó cũng là phép thử về sự tự tin của họ.
Khi hồ sơ bị từ chối
Hợp đồng phải trả lời rõ: phí dịch vụ có hoàn không, hoàn bao nhiêu phần trăm, trong bao lâu, và có bao gồm việc hỗ trợ nộp lại không.
Nhiều hợp đồng ghi cam kết hoàn tiền nhưng loại trừ gần hết các trường hợp. Hãy đọc phần loại trừ trước phần cam kết.
Khi bạn đổi ý giữa chừng
Điều gì xảy ra nếu bạn dừng: bạn trả phần công việc đã làm, hay mất toàn bộ đã nộp. Hãy làm rõ trước khi ký.
Một hợp đồng công bằng tính theo khối lượng công việc đã thực hiện. Một hợp đồng giữ hết mọi khoản đã nộp là hợp đồng một chiều.
Bàn giao tài liệu
Đây là điều khoản quan trọng mà ít ai nghĩ tới. Hợp đồng nên ghi rõ nghĩa vụ bàn giao bản sao đầy đủ mọi tài liệu đã nộp, trong một thời hạn cụ thể.
Không có điều khoản này, nếu quan hệ chấm dứt bạn có thể không lấy được hồ sơ của chính mình. Và không có hồ sơ thì bạn không tiếp tục được với bất kỳ ai khác.
Người phụ trách
Ghi tên người trực tiếp xử lý hồ sơ và cam kết thông báo nếu thay đổi. Điều này giúp bạn không bị chuyển qua lại giữa các nhân viên.
Cũng nên có cam kết về thời gian phản hồi: bao lâu thì trả lời một câu hỏi, bao lâu thì chuyển tiếp một thư của cơ quan.
Chi phí phát sinh
Hợp đồng nên quy định rằng mọi khoản ngoài dự toán phải được bạn đồng ý bằng văn bản trước khi phát sinh. Không có điều khoản này, hoá đơn cuối cùng có thể khác xa con số ban đầu.
Hãy hỏi thêm về những khoản phát sinh thường gặp nhất trong các hồ sơ trước của họ. Một đơn vị trung thực sẽ nêu được vài ví dụ cụ thể thay vì nói thường không có gì.
Bảo mật
Bạn giao cho họ gần như toàn bộ thông tin cá nhân và tài chính của gia đình. Hợp đồng nên có nghĩa vụ bảo mật và quy định về việc lưu trữ, tiêu huỷ sau khi kết thúc.
Hãy hỏi thêm họ lưu hồ sơ ở đâu và ai truy cập được. Đây là câu hỏi hợp lý mà một đơn vị chuyên nghiệp trả lời được.
Giữ một bản hợp đồng có chữ ký
Nghe hiển nhiên nhưng rất nhiều người chỉ giữ bản chưa ký hoặc bản chụp một phần. Hãy yêu cầu bản đầy đủ có chữ ký hai bên cùng mọi phụ lục, ngay sau khi ký.
Lưu cả bản giấy lẫn bản chụp ở hai nơi. Với quan hệ kéo dài nhiều năm và có thể phát sinh tranh chấp, đây là tài liệu gốc của mọi việc về sau.
Những gì có thể đàm phán
Mốc thanh toán, nghĩa vụ bàn giao tài liệu, số vòng bổ sung được bao gồm, và thời gian phản hồi. Bốn điều này thường đàm phán được nếu bạn nêu ra trước.
Phản ứng của họ với một đề nghị hợp lý cũng là một phép thử. Nó cho bạn biết trước cách họ sẽ hành xử khi có việc phát sinh.
Hỏi đáp
Hợp đồng mẫu không sửa được thì sao?
Nhiều đơn vị chấp nhận phụ lục làm rõ. Ít nhất hãy yêu cầu xác nhận bằng email những điểm chưa rõ.
Phí dịch vụ thường là bao nhiêu?
Rất khác nhau theo chương trình và theo độ phức tạp. Hãy so ít nhất ba đơn vị để có mặt bằng.
Có nên trả phí theo kết quả không?
Cấu trúc gắn một phần phí với kết quả là hợp lý, nhưng đơn vị nào cam kết chỉ thu khi đậu thường có điều kiện kèm theo. Hãy đọc kỹ.
Cần luật sư đọc hợp đồng dịch vụ không?
Với hợp đồng giá trị lớn thì nên. Chi phí một giờ tư vấn rất nhỏ so với phần bạn sắp cam kết.
