Có một khâu mà nhiều hồ sơ chuẩn bị rất tốt lại vấp ngã: đưa tiền từ Việt Nam ra nước ngoài. Lý do là khâu này nằm giữa hai hệ thống pháp luật, và mỗi bên đòi một thứ khác nhau về cùng một dòng tiền.
Hai bên, hai câu hỏi
Phía Việt Nam hỏi: bạn được phép chuyển số tiền này ra nước ngoài theo cơ chế nào. Phía nước nhận hỏi: số tiền này từ đâu tới và có hợp pháp không.
Trả lời tốt một bên mà bỏ bên kia là tình huống rất phổ biến. Hồ sơ nguồn vốn hoàn hảo nhưng chuyển tiền qua đường không chính thức sẽ hỏng ở phía nước nhận; ngược lại, chuyển đúng đường mà không có chứng từ nguồn cũng không đủ.
Nguyên tắc quản lý ngoại hối
Việt Nam quản lý việc chuyển ngoại tệ ra nước ngoài theo mục đích. Mỗi mục đích có bộ hồ sơ và cơ chế riêng, và ngân hàng chỉ thực hiện khi hồ sơ khớp với một mục đích được phép.
Nghĩa là việc đầu tiên không phải chọn ngân hàng mà là xác định đúng mục đích cho khoản tiền của bạn. Chọn sai mục đích thì hồ sơ không đi được, hoặc đi được nhưng để lại một dấu vết không khớp với thực tế.
Hỏi ngân hàng trước, sớm
Hãy làm việc với bộ phận khách hàng doanh nghiệp hoặc bộ phận thanh toán quốc tế của một ngân hàng lớn, trước khi bạn ký bất cứ hợp đồng nào với dự án.
Họ sẽ cho bạn danh sách hồ sơ cần có theo đúng mục đích của bạn. Danh sách đó thường dài hơn hình dung và cần thời gian chuẩn bị, nên biết sớm là biết đúng lúc.
Đầu tư ra nước ngoài có cơ chế riêng
Việc góp vốn hoặc mua phần sở hữu ở doanh nghiệp nước ngoài thuộc nhóm hoạt động đầu tư ra nước ngoài, và nó có thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý.
Đây là thủ tục riêng, mất thời gian, và phải hoàn tất trước khi chuyển tiền chứ không phải sau. Hãy hỏi rõ trường hợp của bạn có thuộc nhóm này không ngay từ đầu.
Ngân hàng cũng có bộ lọc riêng
Ngoài quy định pháp luật, mỗi ngân hàng có chính sách tuân thủ nội bộ. Một giao dịch hợp pháp vẫn có thể bị ngân hàng từ chối vì không đáp ứng tiêu chí rủi ro của họ.
Nếu bị từ chối, hãy hỏi lý do và cân nhắc ngân hàng khác. Nhưng đừng coi việc bị từ chối là chuyện nhỏ; nó thường chỉ ra một điểm yếu thật trong hồ sơ.
Chuyển một lần hay nhiều lần
Chuyển một lần với chứng từ đầy đủ luôn sạch hơn chia nhỏ nhiều lần. Chia nhỏ để tránh ngưỡng báo cáo là hành vi bị nhận diện ở cả hai phía.
Nếu dự án yêu cầu thanh toán theo đợt, hãy để hợp đồng ghi rõ lịch thanh toán đó. Khi ấy nhiều lần chuyển là thực hiện hợp đồng, không phải chia nhỏ.
Người chuyển phải là bạn
Tiền phải đi từ tài khoản mang tên đương đơn tới tài khoản mà hợp đồng chỉ định. Nhờ người khác chuyển hộ tạo ra một mắt xích không giải thích được ở phía nước nhận.
Nếu nguồn tiền từ người thân, hãy đưa tiền về tài khoản của bạn trước kèm văn bản tặng cho, rồi mới chuyển đi. Chuỗi phải liền mạch từ đầu tới cuối.
Lịch trình thực tế
Chuẩn bị hồ sơ ngân hàng và thủ tục đăng ký nếu có thể mất vài tháng. Hãy đưa khoảng này vào kế hoạch chung, đừng để nó nằm ngoài.
Nhiều gia đình ký hợp đồng với dự án rồi mới bắt đầu tìm hiểu cách chuyển tiền, và phát hiện mình không kịp hạn thanh toán trong hợp đồng. Đây là sai lầm về thứ tự, và nó tốn kém.
Đừng ký hợp đồng có hạn thanh toán quá gấp
Hợp đồng dự án thường ấn định thời hạn thanh toán tính bằng tuần. Nếu thủ tục chuyển tiền của bạn cần vài tháng, hai mốc này sẽ va nhau.
Hãy đàm phán thời hạn thanh toán phù hợp với thực tế thủ tục ở Việt Nam, và ghi rõ trong hợp đồng rằng việc chậm do thủ tục ngân hàng không bị coi là vi phạm. Đây là điều khoản hợp lý và nhiều dự án chấp nhận khi được nêu ra trước.
Ghi lại từng bước
Lưu toàn bộ: hồ sơ nộp cho ngân hàng, văn bản đăng ký nếu có, lệnh chuyển tiền, điện chuyển tiền, và xác nhận nhận tiền của bên kia.
Bộ chứng từ này phục vụ ba nơi: cơ quan di trú nước đến, ngân hàng Việt Nam khi cần giải trình, và chính bạn khi làm thủ tục chuyển tiền về sau này.
Hỏi đáp
Tôi có thể mang tiền mặt sang thay vì chuyển khoản không?
Không nên và thường không đủ. Hồ sơ đầu tư cần chứng từ ngân hàng nối rõ người chuyển với người nhận.
Ngân hàng nào dễ hơn?
Hãy chọn ngân hàng lớn có kinh nghiệm thanh toán quốc tế. Điều quyết định là chất lượng hồ sơ của bạn chứ không phải tên ngân hàng.
Nhờ người thân ở nước ngoài chuyển hộ được không?
Không nên. Tiền không đi từ bạn thì phía nước nhận khó chấp nhận đó là khoản đầu tư của bạn.
Nên hỏi ai đầu tiên?
Ngân hàng của bạn và một luật sư am hiểu quy định ngoại hối. Hỏi trước khi ký hợp đồng dự án chứ không phải sau.
