Mỗi vòng yêu cầu bổ sung tốn vài tháng. Với một hồ sơ có hai vòng, đó là gần một năm. Phần lớn số vòng ấy tránh được bằng vài việc làm trước khi bấm gửi lần đầu tiên.
Đọc hồ sơ như người thẩm định
Trước khi nộp, hãy đọc lại toàn bộ với một câu hỏi duy nhất trong đầu: nếu tôi muốn tìm lỗ hổng trong hồ sơ này, tôi sẽ hỏi gì.
Viết ra danh sách câu hỏi đó. Mỗi câu bạn tự nghĩ ra là một câu họ cũng sẽ nghĩ ra, và trả lời trước là cách rẻ nhất.
Dựng sơ đồ dòng tiền
Vẽ toàn bộ đường đi của tiền từ nguồn gốc tới tài khoản dự án: từ đâu, qua đâu, ngày nào, bao nhiêu. Mỗi mũi tên phải có một chứng từ.
Nhìn vào sơ đồ, chỗ nào không có chứng từ hiện ra ngay. Đây là công cụ đơn giản nhất và hiệu quả nhất trong toàn bộ việc chuẩn bị.
Nêu trước điểm yếu
Nếu có một khoản khó giải thích, hãy giải thích nó ngay trong bản giải trình đầu tiên thay vì chờ bị hỏi.
Người thẩm định sẽ tìm ra nó dù bạn có nói hay không. Khác biệt là họ đọc nó cùng lời giải thích của bạn, hay đọc nó như một phát hiện.
Đối chiếu mọi con số
Số tiền trên hợp đồng, trên lệnh chuyển, trên sao kê, trên xác nhận nhận tiền. Ngày sinh, số hộ chiếu, tên viết đúng chính tả ở mọi tài liệu.
Phép đối chiếu này là việc đầu tiên người thẩm định làm. Một lệch nhỏ không giải thích được cũng đủ tạo ra một vòng bổ sung.
Xin trước những giấy tờ hay bị hỏi
Sao kê dài hơn mức tối thiểu một hai năm. Xác nhận của ngân hàng thay cho bản tự in. Chứng từ nộp thuế cho mọi giao dịch lớn. Giấy tờ về nguồn vốn của người tặng cho.
Bốn thứ này nằm trong hầu hết các thư yêu cầu bổ sung. Chuẩn bị sẵn từ đầu thì hồ sơ mạnh hơn và bạn cũng không mất thời gian đi xin khi đồng hồ đã chạy.
Nhờ đọc chéo
Đưa hồ sơ cho một người chưa biết gì về hoàn cảnh của bạn, tốt nhất là một người có chuyên môn tài chính. Hỏi họ có theo được mạch không và còn thắc mắc gì.
Câu hỏi của họ chính là câu hỏi bạn sẽ nhận. Trả lời chúng trước khi nộp là cách đổi vài giờ lấy vài tháng.
Đừng nộp khi biết còn thiếu
Có áp lực nộp sớm vì sợ chính sách đổi hoặc vì mốc tuổi của con. Áp lực ấy có thật, nhưng nộp một hồ sơ còn lỗ hổng thường không nhanh hơn.
Một hồ sơ đầy đủ nộp muộn hai tháng thường có kết quả sớm hơn một hồ sơ thiếu nộp ngay rồi đi qua hai vòng bổ sung.
Học từ hồ sơ của người khác
Nếu bạn quen ai đã nộp cùng chương trình, hãy hỏi họ nhận yêu cầu bổ sung về những gì. Danh sách ấy thường lặp lại giữa các hồ sơ tương tự.
Chuẩn bị trước cho đúng những mục đó là cách hiệu quả nhất, vì nó dựa trên dữ liệu thật thay vì phỏng đoán. Công ty tư vấn có kinh nghiệm cũng nên cung cấp được danh sách này.
Đầu tư vào khâu chuẩn bị
Chi phí cho một người chuyên môn rà soát hồ sơ trước khi nộp thường nhỏ so với chi phí của một vòng bổ sung, chưa kể thời gian.
Hãy coi đây là khoản chi bắt buộc chứ không phải tuỳ chọn. Với một khoản đầu tư lớn và một mục tiêu quan trọng, đó là tỷ lệ rất hợp lý.
Chuẩn bị hồ sơ cho giai đoạn sau
Với chương trình có hai bước, bộ hồ sơ bạn nộp lần đầu sẽ được đọc lại khi xin gỡ bỏ điều kiện nhiều năm sau. Những gì khai hôm nay phải khớp với những gì bạn nộp lúc đó.
Vì vậy hãy lưu bản đã nộp thật cẩn thận và ghi chú lại các giả định. Một hồ sơ được chuẩn bị với tầm nhìn cả chu kỳ sẽ ít gặp mâu thuẫn hơn hẳn.
Danh sách cuối cùng
Trước khi gửi, hãy rà năm điều: sơ đồ dòng tiền không đứt chỗ nào, mọi con số khớp nhau, mọi điểm yếu đã được nêu trước, mọi tài liệu đã có bản dịch, và bản giải trình dẫn đường đầy đủ.
Năm điều này mất một buổi để kiểm. Chúng là khác biệt giữa một hồ sơ đi thẳng và một hồ sơ đi vòng.
Hỏi đáp
Có hồ sơ nào không bị hỏi bổ sung không?
Có, và chúng thường là hồ sơ có chuỗi chứng từ liền mạch cùng bản giải trình rõ ràng. Không phải là hồ sơ đơn giản mà là hồ sơ được trình bày tốt.
Nộp nhiều tài liệu hơn có giảm được số vòng không?
Không hẳn. Nộp đúng tài liệu và trình bày rõ mới giảm. Khối lượng lớn mà rối còn làm tăng số câu hỏi.
Công ty dịch vụ đã kiểm rồi thì tôi còn cần đọc không?
Rất cần. Bạn là người biết rõ nhất về nguồn gốc tiền của mình và bạn là người ký tên.
Chuẩn bị hồ sơ nguồn vốn mất bao lâu?
Với người có chứng từ sẵn thì vài tuần. Với người phải đi thu thập nhiều năm về trước thì có thể vài tháng. Hãy bắt đầu sớm.
