Tiền đã tới nơi, dự án đã xác nhận, và bạn thở phào. Nhưng hồ sơ định cư của bạn cần một thứ khác hẳn: bằng chứng rằng chính bạn đã chuyển số tiền đó, từ nguồn đó, tới đúng nơi đó. Và bằng chứng ấy phải được thu thập ngay, không phải sau này.
Sáu loại chứng từ cốt lõi
Hợp đồng đầu tư có chữ ký hai bên. Hồ sơ bạn nộp cho ngân hàng. Lệnh chuyển tiền có xác nhận của ngân hàng. Điện chuyển tiền quốc tế. Sao kê tài khoản của bạn thể hiện khoản ghi nợ. Và xác nhận nhận tiền của bên thụ hưởng.
Sáu thứ này nối thành một chuỗi kín. Thiếu bất kỳ mắt nào cũng để lại một khoảng trống mà người thẩm định sẽ hỏi tới.
Điện chuyển tiền
Đây là chứng từ có giá trị cao nhất vì nó do hệ thống ngân hàng quốc tế tạo ra. Nó ghi người chuyển, người nhận, số tiền, ngày, và nội dung.
Hãy xin bản này ngay sau khi giao dịch hoàn tất. Nhiều ngân hàng chỉ lưu trong một thời gian nhất định và việc xin lại sau vài năm có thể mất phí và mất thời gian.
Xác nhận từ phía nhận
Yêu cầu bên nhận vốn xác nhận bằng văn bản: đã nhận đủ bao nhiêu, vào ngày nào, theo hợp đồng số mấy, và tiền đã được ghi nhận là khoản đầu tư của bạn.
Nếu có tài khoản ký quỹ, xin xác nhận của bên giữ tiền. Và khi tiền được giải ngân sang dự án, xin thêm một xác nhận nữa cho bước đó.
Số liệu phải khớp tuyệt đối
Số tiền trên hợp đồng, trên lệnh chuyển, trên điện chuyển tiền và trên xác nhận nhận tiền phải giống nhau. Nếu có chênh lệch do phí ngân hàng, hãy có văn bản giải thích phần chênh đó.
Đây là phép đối chiếu đầu tiên mà người thẩm định làm. Một khoản lệch nhỏ không giải thích được cũng đủ tạo ra một vòng yêu cầu bổ sung.
Trường hợp chuyển nhiều đợt
Mỗi đợt cần đủ bộ chứng từ riêng. Kèm theo là một bảng tổng hợp: đợt nào, ngày nào, bao nhiêu, cộng lại bằng tổng cam kết trong hợp đồng.
Bảng tổng hợp này nhỏ nhưng nó tiết kiệm cho người đọc rất nhiều công. Với hồ sơ chuyển bốn năm đợt, thiếu nó thì việc đối chiếu trở nên rối.
Bản dịch
Chứng từ tiếng Việt cần bản dịch công chứng sang ngôn ngữ của cơ quan tiếp nhận. Hãy dịch cả phần chú thích và phần đóng dấu, không chỉ phần nội dung chính.
Thống nhất cách dịch tên ngân hàng, tên người và tên công ty trong toàn bộ hồ sơ. Cùng một ngân hàng được dịch theo hai cách là hai ngân hàng trong mắt người đọc.
Sao kê phải liên tục
Đừng chỉ nộp trang có giao dịch chuyển tiền. Hãy nộp sao kê liên tục của giai đoạn, cho thấy tiền vào từ nguồn nào và ra đi theo lệnh nào.
Sao kê bị cắt rời từng trang là dấu hiệu dễ nhận ra và nó gợi ý rằng có gì đó bị giấu. Nộp đầy đủ luôn tốt hơn nộp chọn lọc.
Xin trước khi cần
Ngay sau khi chuyển tiền xong, hãy dành một buổi đi xin đủ bộ chứng từ và lưu cả bản giấy lẫn bản chụp. Đây là lúc dễ xin nhất.
Ba năm sau, khi bạn nộp hồ sơ gỡ bỏ điều kiện, nhân viên phụ trách đã đổi, hệ thống đã nâng cấp, và việc xin lại có thể rất mất công.
Lưu ở hai nơi
Hãy quét toàn bộ chứng từ và lưu cả trên máy lẫn trên một dịch vụ trực tuyến có xác thực hai lớp. Bản giấy cất cùng giấy tờ quan trọng khác.
Với hồ sơ kéo dài nhiều năm và có thể phải nộp lại ở giai đoạn gỡ bỏ điều kiện, việc mất một chứng từ gốc là rắc rối thật. Chi phí của việc sao lưu bằng không.
Sắp xếp theo trình tự
Trong hồ sơ nộp, hãy xếp chứng từ theo dòng thời gian chứ không theo loại. Nguồn vốn trước, chuyển tiền giữa, xác nhận nhận tiền sau.
Kèm một trang tóm tắt dẫn đường trỏ tới từng phụ lục. Cách trình bày này biến một xấp giấy thành một câu chuyện mà người đọc theo được trong mười phút.
Hỏi đáp
Ngân hàng không cấp điện chuyển tiền thì sao?
Hãy yêu cầu bằng văn bản, đây là chứng từ khách hàng có quyền nhận. Nếu vẫn không được, xin xác nhận giao dịch có đủ thông tin tương đương.
Bản chụp có đủ không hay cần bản gốc?
Thường bản sao có xác nhận của ngân hàng là đủ. Hãy giữ bản gốc để đối chiếu khi được yêu cầu.
Phí ngân hàng làm số tiền tới nơi thiếu thì xử lý sao?
Hãy chuyển bù phần thiếu và giữ chứng từ cả hai lần, kèm giải thích. Số tiền tới nơi phải đủ mức tối thiểu của chương trình.
Dự án không chịu cấp xác nhận thì sao?
Hãy đưa nghĩa vụ này vào hợp đồng ngay từ đầu. Nếu đã ký rồi, yêu cầu bằng văn bản và lưu lại việc họ từ chối.
