Bản giải trình nguồn vốn: tài liệu quan trọng nhất bạn tự viết

Bạn có thể nộp bốn trăm trang chứng từ hoàn hảo và vẫn bị yêu cầu bổ sung, đơn giản vì chứng từ không tự kể được câu chuyện. Thứ kể câu chuyện là bản giải trình nguồn vốn, và đó là tài liệu duy nhất trong hồ sơ mà bạn hoàn toàn tự viết.

Nó phục vụ ai

Một người thẩm định có hàng chục hồ sơ trên bàn và vài chục phút cho hồ sơ của bạn. Bản giải trình quyết định họ hiểu được câu chuyện trong mười phút hay phải tự ghép trong hai giờ.

Hồ sơ dễ đọc không được ưu ái, nhưng hồ sơ khó đọc thì bị hỏi nhiều hơn. Mỗi câu hỏi là một vòng bổ sung, và mỗi vòng là vài tuần.

Cấu trúc bốn phần

Phần một: tóm tắt một trang, nêu tổng số vốn và liệt kê các nguồn cấu thành kèm tỷ lệ. Đây là phần được đọc kỹ nhất và nên viết cuối cùng.

Phần hai: từng nguồn một, mỗi nguồn một mục riêng. Phần ba: bảng dòng tiền theo thời gian. Phần bốn: danh mục phụ lục có đánh số.

Viết một nguồn như thế nào

Bốn câu hỏi theo thứ tự: tài sản hoặc thu nhập này hình thành ra sao, nó được chuyển thành tiền bằng cách nào, nghĩa vụ thuế đã thực hiện thế nào, và tiền vào tài khoản nào ngày nào.

Mỗi câu trả lời trỏ tới một số phụ lục. Không viết văn hoa; viết như một biên bản có dẫn chiếu.

Bảng dòng tiền

Một bảng theo thời gian, mỗi dòng là một giao dịch: ngày, mô tả, số tiền, từ đâu, vào tài khoản nào, phụ lục số mấy.

Bảng này là thứ người thẩm định dùng nhiều nhất. Nó cũng là thứ giúp bạn phát hiện chỗ đứt mạch trước khi nộp, nên hãy làm nó trước tiên chứ không phải cuối cùng.

Đánh số phụ lục cho đúng

Đánh số liên tục, không nhảy cóc, và ghi số đó lên góc mỗi trang của phụ lục tương ứng. Kèm một danh mục ở đầu liệt kê từng phụ lục là gì.

Nếu một phụ lục dày nhiều trang, hãy ghi rõ trang nào chứa thông tin được dẫn chiếu. Đừng bắt người đọc tìm một dòng trong sáu mươi trang sao kê.

Nêu trước điểm yếu

Nếu có một khoản khó giải thích, hãy nêu nó ra và giải thích ngay trong bản giải trình. Đừng để nó nằm im chờ bị phát hiện.

Người thẩm định sẽ tìm thấy nó dù bạn có nói hay không. Sự khác biệt là ở chỗ họ đọc nó cùng lời giải thích của bạn, hay đọc nó như một phát hiện.

Ngôn ngữ và bản dịch

Viết bằng tiếng Việt trước nếu bạn diễn đạt chính xác hơn, rồi dịch công chứng. Bản dịch kém của một giải trình tốt vẫn là một giải trình khó đọc.

Hãy thống nhất cách viết tên riêng, tên công ty và địa danh trong toàn bộ hồ sơ. Cùng một công ty xuất hiện dưới ba cách viết là ba thực thể khác nhau trong mắt người đọc.

Độ dài

Với một nguồn vốn đơn giản, năm tới bảy trang là đủ. Với nhiều nguồn qua nhiều năm, có thể mười lăm tới hai mươi trang.

Dài hơn nữa thường là dấu hiệu bạn đang kể lể thay vì dẫn chiếu. Hãy chuyển phần chi tiết xuống phụ lục và giữ phần chính gọn.

Cập nhật khi có yêu cầu bổ sung

Khi nộp thêm tài liệu, đừng gửi rời rạc. Hãy cập nhật bản giải trình, thêm phụ lục mới vào đúng mạch, và ghi rõ phần nào là mới so với lần nộp trước.

Cách này giúp người thẩm định thấy bức tranh trọn vẹn thay vì phải tự ghép bản cũ với các mảnh mới. Nó cũng tránh việc một tài liệu quan trọng bị bỏ sót vì không ai biết nó thuộc mục nào.

Giữ bản cuối cùng đã nộp

Lưu đúng phiên bản đã gửi, kèm ngày, và đừng sửa vào bản đó về sau. Mọi câu hỏi sau này đều dựa trên chính văn bản ấy.

Nếu phải giải thích trong buổi phỏng vấn hoặc trong một hồ sơ nhiều năm sau, bạn cần biết chính xác mình đã viết gì. Bản giải trình trở thành một phần lịch sử khai báo của bạn.

Đọc lại như người ngoài

Trước khi nộp, hãy đưa cho một người không biết gì về hoàn cảnh của bạn đọc bản giải trình cùng danh mục phụ lục. Hỏi họ có theo được mạch không.

Nếu họ dừng lại ở đâu để hỏi, người thẩm định cũng sẽ dừng ở đó. Sửa những chỗ ấy trước khi nộp là cách rẻ nhất để giảm số vòng bổ sung.

Hỏi đáp